Atendente de IA no WhatsApp com agenda (n8n)

Este guia leva você, clique a clique, do zero até um atendente de IA funcionando no WhatsApp: ele responde a qualquer hora, entende áudios, consulta a sua agenda e marca o horário sozinho. Você não precisa saber programar. Precisa de paciência na primeira vez e de umas 2 a 3 horas livres.

Importante: as telas da Meta, do Google, da OpenAI e do n8n mudam de vez em quando. Os nomes de botões e menus abaixo seguem a documentação oficial de cada uma. Se um nome estiver um pouco diferente na sua tela, procure o mais parecido: o caminho é o mesmo.

Visão geral: o que você vai montar

Cada mensagem que o cliente manda faz isto:

O WhatsApp avisa o n8n que chegou uma mensagem.
Se for áudio, o n8n baixa o arquivo e a OpenAI transcreve para texto.
Um agente de IA lê o pedido, olha a Google Agenda e oferece até 2 horários livres.
Quando o cliente escolhe, o agente cria o evento na agenda.
O n8n responde no mesmo WhatsApp.

Para isso você vai conectar 4 serviços: n8n (onde o fluxo roda), WhatsApp (pela Meta), OpenAI (a inteligência) e Google Agenda. Cada um pede uma "credencial", que é uma chave ou senha especial que autoriza o n8n a usar o serviço. O arquivo do fluxo que você baixou não traz nenhuma credencial: é você quem cria as suas.

Antes de começar: o que você precisa ter

Contas e acessos

n8n: o n8n Cloud, ou um n8n em servidor próprio com endereço HTTPS público (a Meta precisa conseguir "bater na porta" do seu n8n).
Conta pessoal no Facebook (a Meta exige para criar a conta de desenvolvedor).
Um celular com WhatsApp para fazer os testes.
Conta Google e uma agenda dedicada ao atendimento.
Cartão para a OpenAI: a API é paga por uso, e você precisa colocar crédito. Confira os preços atuais na página da OpenAI.

Palavras que vão aparecer

API: a porta pela qual um programa conversa com outro.
Token: uma senha longa que autoriza o acesso. Trate como senha de banco.
Webhook: o "endereço" do n8n para onde a Meta envia cada mensagem recebida.
Credencial: onde o n8n guarda o token ou a senha de cada serviço.
ID: um número longo que identifica algo (o seu número de WhatsApp, a sua agenda). Você copia e cola.

Antes de abrir qualquer tela

Abra um bloco de notas no computador. Ao longo do guia você vai copiar vários códigos e IDs, e é melhor ter onde guardá-los. Nunca publique esses códigos em redes sociais nem os mande em conversas.

Parte 1: Importar o fluxo no n8n

1.1 Baixar o arquivo

Role até o topo desta página e clique em Baixar o JSON do fluxo.
O arquivo atendente-ia-whatsapp-agenda.json vai para a sua pasta de downloads.

1.2 Criar um fluxo novo no n8n

Entre no seu n8n.
Crie um fluxo novo em branco (botão de criar fluxo, em geral com um sinal de mais).

1.3 Importar o arquivo

No topo do fluxo, clique no menu de três pontinhos (o menu do fluxo).
Clique em Import from File (importar de arquivo).
Escolha o arquivo atendente-ia-whatsapp-agenda.json.
O fluxo aparece na tela, com uma nota amarela acima dele explicando o que configurar. Alguns nós vão estar com um aviso vermelho ou laranja: é normal, porque ainda faltam as credenciais.

Por enquanto não ative nada. Vamos montar as conexões nas próximas partes.

Parte 2: Criar a chave da OpenAI

A OpenAI faz duas coisas no fluxo: transcreve o áudio do cliente e é o "cérebro" do agente.

2.1 Gerar a chave

Acesse platform.openai.com/api-keys e entre com a sua conta (ou crie uma).
Clique para criar uma chave nova (Create new secret key).
Dê um nome, por exemplo atendente-whatsapp.
Copie a chave na hora e cole no seu bloco de notas. Depois de fechar a janela, ela não aparece de novo por inteiro.

2.2 Colocar crédito

Acesse platform.openai.com/account/billing/overview.
Adicione crédito. Sem crédito, a chave não funciona para uso real. Um valor pequeno costuma bastar para os testes.

2.3 Criar a credencial no n8n

No n8n, clique no botão Create (criar), no canto superior esquerdo, e escolha Credential.
Procure por OpenAI e selecione.
Cole a chave no campo API Key.
Clique em Save (salvar). O n8n testa a chave sozinho. Se aparecer um aviso verde, deu certo.

Parte 3: Conectar o WhatsApp (Meta)

Esta é a parte mais longa. Respire: são 5 etapas pequenas.

3.1 Criar a sua conta de desenvolvedor da Meta

Acesse developers.facebook.com.
Clique em Getting Started (ou em My Apps, se você já tem conta).
Aceite os termos, confirme o seu número de telefone quando a Meta pedir e escolha a sua função (por exemplo, "empresário" ou similar).

3.2 Criar um portfólio empresarial (se você ainda não tem)

O portfólio empresarial é o "cadastro" da sua empresa na Meta.

Acesse business.facebook.com.
Clique em Create an account (criar conta). Se você já tem um portfólio, pode criar outro pelo seletor de portfólio no menu da esquerda, em Create a business portfolio.
Preencha o nome da empresa, o seu nome e um e-mail de trabalho. Clique em Submit.

3.3 Criar o aplicativo (app) com WhatsApp

Volte para developers.facebook.com/apps e clique em Create App (criar app).
Escreva um nome para o app (por exemplo, Atendente Minha Empresa) e o seu e-mail.
Quando a Meta perguntar o que você quer fazer, escolha o caso de uso Connect with customers through WhatsApp (conectar-se com clientes pelo WhatsApp). Clique em Next.
Escolha o seu portfólio empresarial (o da etapa 3.2). Clique em Next.
Confira os dados e clique em Create app.

Em algumas versões do painel, o caminho é outro: no painel do app aparece Add products to your app (adicionar produtos ao app). Procure o cartão do WhatsApp e clique em Set up (configurar). Depois escolha o portfólio e clique em Continue. Nos dois casos, você termina na página Quickstart do WhatsApp.

3.4 Pegar os dados do número de teste

A Meta dá um número de teste gratuito para você experimentar antes de usar o seu número de verdade.

Na página Quickstart, clique em Start using the API (começar a usar a API). Abre a página API Setup.
Em API Setup, ligue o app a uma conta de WhatsApp: escolha uma existente na lista ou clique em Create a WhatsApp Business account e siga as telas.
Na lista From (de), escolha o número de teste.
No campo To (para), coloque o seu celular, com código do país e DDD (por exemplo, 5511999999999). É para esse número que o teste vai mandar mensagem.
Clique em Generate access token (gerar token de acesso) e confirme as permissões. Esse é um token temporário.
Clique em Send message (enviar mensagem). Você deve receber uma mensagem no seu celular. Responda a ela para abrir a conversa.
Anote no bloco de notas:
- o Phone number ID (ID do número de telefone);
- o WhatsApp Business Account ID (às vezes aparece como "Messaging account ID");
- o token temporário (só para o primeiro teste).

3.5 Gerar o token permanente

O token temporário expira em 24 horas, e o seu atendente pararia de funcionar no dia seguinte. Por isso você vai criar um token permanente, ligado a um "usuário do sistema".

Acesse business.facebook.com e abra as Business Settings (configurações do negócio).
No menu lateral, clique em System users (usuários do sistema).
Clique em Add (adicionar), no canto superior direito, e siga as telas para criar o usuário. Dê um nome, por exemplo atendente.
Selecione o usuário criado e clique em Assign Assets (atribuir ativos).
Selecione o seu app e ligue a opção Manage app (gerenciar app), em Full control.
Selecione a sua conta de WhatsApp e ligue Manage WhatsApp Business accounts, também em Full control.
Clique em Assign assets para salvar.
Clique em Generate token (gerar token) e siga as telas. Escolha o seu app e marque estas três permissões:
- business_management
- whatsapp_business_messaging
- whatsapp_business_management
Copie o token e guarde no bloco de notas. Este é o seu token permanente.

3.6 Colocar o app em modo "Live"

Enquanto o app estiver em modo de desenvolvimento, a Meta pode não enviar as mensagens reais dos clientes para o seu n8n.

No painel do app, no menu da esquerda, vá em App settings > Basic (configurações do app > básico).
Preencha Privacy Policy URL (endereço da política de privacidade) e Terms of Service URL (endereço dos termos de uso). Use as páginas do seu site. Se você ainda não tem, crie páginas simples antes de continuar.
Troque App Mode (modo do app) para Live (ao vivo).
Anote também, nesta mesma tela, o App ID e o App Secret (clique em Show para ver o segredo). Você vai usar os dois na Parte 4.

Parte 4: Criar as credenciais do WhatsApp no n8n

São duas credenciais diferentes: uma para enviar e baixar áudio, outra para receber mensagens.

4.1 Credencial para enviar: "WhatsApp Business Cloud"

No n8n, clique em Create > Credential.
Procure WhatsApp Business Cloud e selecione.
Em Access Token, cole o token permanente (etapa 3.5).
Em Business Account ID, cole o WhatsApp Business Account ID (etapa 3.4).
Clique em Save.

4.2 Credencial para receber: "WhatsApp Trigger"

No n8n, clique em Create > Credential.
Procure WhatsApp OAuth API (a credencial usada pelo nó de gatilho do WhatsApp) e selecione.
Em Client ID, cole o App ID.
Em Client Secret, cole o App Secret.
Clique em Save.

Parte 5: Preparar a Google Agenda

5.1 Criar uma agenda só para o atendimento

Acesse calendar.google.com.
No menu da esquerda, ao lado de Outras agendas, clique no sinal de mais e escolha Criar nova agenda.
Dê um nome (por exemplo, Atendimentos) e clique em Criar agenda.

Usar uma agenda separada evita que o agente mexa nos seus compromissos pessoais.

5.2 Copiar o ID da agenda

Na lista Minhas agendas, passe o mouse sobre a agenda Atendimentos, clique nos três pontinhos e em Configurações e compartilhamento.
Role até a seção Integrar agenda.
Copie o ID da agenda. Ele termina em @group.calendar.google.com. Guarde no bloco de notas.

5.3 Criar a conexão com o Google (credencial do n8n)

Se você usa o n8n Cloud, o caminho é mais curto: crie a credencial Google Calendar OAuth2 API e clique em Sign in with Google. Se o botão funcionar, pule para a etapa 5.4. Se você usa o n8n no seu servidor (ou o botão não funcionar), siga os passos abaixo.

Criar um projeto no Google Cloud

Acesse console.cloud.google.com e entre com a sua conta Google.
No topo, abra a lista de projetos e clique em New project (novo projeto).
Dê um nome (por exemplo, n8n-atendente) e clique em Create (criar).
Confirme que o projeto novo está selecionado na lista do topo.

Ativar a API da Agenda

No menu, vá em APIs & Services > Library (biblioteca).
Pesquise Google Calendar API e clique nela.
Clique em Enable (ativar).

Configurar a tela de consentimento

Vá em APIs & Services > OAuth consent screen. Você será levado para a plataforma de autenticação do Google.
Clique em Get started (começar).
Preencha o App name (nome do app) e o User support email (e-mail de suporte). Clique em Next.
Em Audience (público), escolha External (qualquer conta Google). Clique em Next.
Informe um e-mail de contato e clique em Next.
Aceite a política de dados do usuário do Google, clique em Continue e depois em Create.
No menu da esquerda, clique em Branding. Em Authorized domains, clique em Add domain e coloque o endereço do seu n8n (no n8n Cloud, é n8n.cloud). Clique em Save.
Vá em Audience e, em Test users (usuários de teste), adicione o seu e-mail do Google. Sem isso, o Google bloqueia o login.

Criar o ID e o segredo do cliente OAuth

Vá em APIs & Services > Credentials (credenciais).
Clique em + Create credentials e em OAuth client ID.
Em Application type, escolha Web application.
Dê um nome que você reconheça.
Antes de criar, volte ao n8n em outra aba: crie a credencial Google Calendar OAuth2 API (Create > Credential) e copie o OAuth Redirect URL que aparece nela.
Cole esse endereço, exatamente igual, em Authorized redirect URIs no Google.
Clique em Create. O Google mostra o Client ID e o Client Secret.

Terminar a credencial no n8n

No n8n, na credencial do Google Calendar, cole o Client ID e o Client Secret.
Clique em Sign in with Google e entre com a conta que tem a agenda.
Se aparecer "o Google não verificou este app", clique em avançar/continuar: o app é seu e está em modo de teste.
Autorize o acesso e clique em Save.

5.4 Um aviso sobre os "7 dias"

Apps do Google em modo de teste (público External) têm a autorização expirando a cada 7 dias. Se o atendente parar de marcar horários de repente, entre na credencial do Google no n8n e reconecte (Sign in with Google). Se a tela de Audience do Google oferecer a opção de publicar o app, isso evita o problema.

Parte 6: Ligar as credenciais em cada nó do fluxo

Agora você diz a cada nó qual credencial usar. Abra o fluxo importado (Parte 1) e faça, nó por nó:

6.1 Gatilho do WhatsApp

Clique duas vezes no nó Mensagem recebida no WhatsApp.
Em Credential, escolha a credencial WhatsApp OAuth criada na etapa 4.2.
Feche o nó.

6.2 Os três nós que usam o WhatsApp para enviar ou baixar

Nos nós Pegar o link do áudio e Responder no WhatsApp, escolha a credencial WhatsApp Business Cloud (etapa 4.1).

No nó Baixar o áudio, a autenticação já vem marcada como credencial pronta do WhatsApp. Escolha, no campo de credencial que aparece logo abaixo, a mesma credencial WhatsApp Business Cloud.

6.3 Os nós da OpenAI

No nó Transcrever o áudio (OpenAI), escolha a credencial OpenAI (Parte 2).
No nó Modelo de IA (embaixo, ligado ao agente), escolha a mesma credencial OpenAI.

6.4 Os nós da Google Agenda

Nos dois nós Ver horários ocupados e Marcar horário na agenda (embaixo, ligados ao agente):

Em Credential, escolha a credencial Google Calendar OAuth2 (etapa 5.3).
No campo Calendar, troque o texto SEU_ID_DA_AGENDA@group.calendar.google.com pelo ID da agenda que você copiou na etapa 5.2.

Parte 7: Ensinar o agente sobre o seu negócio

O agente só sabe o que você escrever. Quanto mais claro o texto, menos ele inventa.

Clique duas vezes no nó Atendente de IA.
Procure o campo System Message (mensagem do sistema).
Troque o trecho EDITE AQUI pelo nome da sua empresa, o endereço e os serviços.
Ajuste os horários de funcionamento e a duração de cada atendimento.

Exemplo de como o início do texto pode ficar:

Mensagem pronta

Você é a atendente virtual da Clínica Bela Pele, em Sumaré. Fazemos limpeza de pele, drenagem e massagem. Atendemos de segunda a sábado, das 9h às 19h. Cada atendimento dura 1 hora. Responda sempre em português do Brasil, em mensagens curtas e simpáticas.

Mantenha as regras do fim do texto (nunca inventar preço, chamar a equipe quando o cliente reclamar). Elas protegem você.

Parte 8: Testar antes de ligar de verdade

8.1 Publicar o fluxo

No topo do fluxo, clique em Publish (publicar). Em versões mais antigas do n8n, o botão se chama Active (ativar).
Ao publicar, o n8n registra sozinho o endereço dele (webhook) na Meta.

8.2 Mandar as mensagens de teste

Do seu celular, mande uma mensagem de texto para o número de teste, por exemplo: Oi, queria marcar uma limpeza de pele.
Depois mande um áudio dizendo o mesmo.
O agente deve responder oferecendo dois horários livres. Escolha um.
Abra a Google Agenda e confira se o evento apareceu.

8.3 Se não responder, veja a execução

No n8n, clique em Executions (execuções), no topo do fluxo.
Abra a última execução e veja em qual nó apareceu o erro vermelho. A seção "Erros comuns" abaixo explica os principais.

8.4 Testar com conversas reais

Antes de usar com clientes, pegue umas 20 mensagens que você já recebeu no seu WhatsApp, mande para o atendente (uma por vez) e corrija o texto do agente onde ele respondeu de um jeito que você não gostou.

Parte 9: Colocar o seu número de verdade

Com os testes aprovados, troque o número de teste pelo seu.

No painel da Meta, vá em WhatsApp > API Setup.
Adicione o seu número de telefone (Add phone number) e siga a verificação por código. O número não pode estar ligado a um WhatsApp comum no celular: a Meta orienta migrar ou usar um número exclusivo.
Anote o novo Phone number ID: o fluxo usa o ID que chega junto com cada mensagem, então não precisa trocar nada nos nós.
Confirme que o token permanente tem acesso ao novo número.

Cuidados importantes

Janela de 24 horas: a API só deixa você responder livremente até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Para começar uma conversa (por exemplo, um lembrete na véspera), é preciso um modelo de mensagem aprovado pela Meta.
Avise que é um atendimento automático e deixe claro, no texto do agente, quando ele deve chamar a sua equipe: reclamação, pedido fora do padrão ou cliente pedindo para falar com uma pessoa.
Dados pessoais: guarde só o necessário (nome, telefone, serviço e horário) e siga a LGPD.
Uma agenda por profissional: se vários profissionais usam a mesma agenda, o agente pode oferecer um horário que, para outro, já está ocupado.
Custos: a OpenAI cobra por uso, e a Meta tem regras de cobrança do WhatsApp. Confira as tabelas atuais antes de ligar para muitos clientes.

Erros comuns e como resolver

A mensagem chega no WhatsApp, mas o n8n não faz nada

Confira se o fluxo está publicado e se o n8n está em HTTPS público.
A Meta só aceita um webhook por app. Se você testou com o endereço de teste do n8n e depois publicou, o último registrado vale. Para testar um fluxo já publicado, despublique, teste e publique de novo.
O seu app precisa estar inscrito na conta de WhatsApp. Publicar o fluxo não faz isso sozinho. Se as mensagens não chegam e não aparece nenhum erro, peça ajuda para consultar e, se faltar, criar a inscrição do app (o endereço subscribed_apps da conta, da API da Meta). Nunca apague essa inscrição para "limpar" um erro: isso desconecta o seu app.

O atendente funcionou e parou no dia seguinte

O token usado era o temporário. Troque pelo permanente (etapa 3.5) na credencial WhatsApp Business Cloud.

O Google pede permissão ou desconecta depois de uns dias

Erro "o app não foi verificado" ou "acesso negado": adicione o seu e-mail em Test users (etapa 5.3).
Erro redirect_uri_mismatch: o endereço colado em Authorized redirect URIs precisa ser idêntico ao OAuth Redirect URL que o n8n mostra, com https, sem espaço sobrando.
Desconectou depois de 7 dias: veja a etapa 5.4.

O agente oferece horário errado

Confira o ID da agenda nas duas ferramentas e o fuso horário do n8n (America/Sao_Paulo).

O áudio não é transcrito

Confira a credencial OpenAI (e se ainda há crédito) no nó Transcrever o áudio e a credencial do WhatsApp no nó Baixar o áudio.

Funcionou? E se não funcionou?

Se tudo deu certo, o seu negócio passa a atender de madrugada e a encher a agenda sem você digitar nada. Se travou em alguma etapa, não tem problema: este fluxo é uma boa base, e dá para a gente configurar com você, ou montar do zero para o seu negócio.