Relatório confiável começa no cadastro. Quando o mesmo cliente aparece três vezes, o telefone está escrito de cinco jeitos e ninguém sabe qual planilha é a certa, nenhum número dá para confiar. Veja como organizar o cadastro de clientes com recursos gratuitos.
O que você vai conseguir
Uma base de clientes padronizada, sem duplicados, protegida contra erros de digitação e com cópia de segurança.
Passo a passo
- Uma planilha só. Junte as listas espalhadas numa planilha mestre, com uma linha por cliente.
- Defina o formato de cada coluna:
- telefone só com números, com DDD (ex.: 19999998888);
- datas no formato dd/mm/aaaa;
- nome com a primeira letra maiúscula.
- Tire os duplicados. No Google Planilhas, selecione os dados e use Dados > Limpeza de dados > Remover cópias, escolhendo a coluna do telefone ou do e-mail.
- Trave os campos. Use Dados > Validação de dados para criar listas suspensas (cidade, origem, status) e impedir texto livre onde não deve ter.
- Campos obrigatórios. Se o cadastro entra por formulário, marque os campos essenciais como obrigatórios.
- Faça backup. Siga a regra 3-2-1: 3 cópias, em 2 lugares diferentes, 1 delas fora do computador (nuvem). Toda semana, baixe uma cópia em Excel e guarde numa pasta separada.
- Teste a restauração. Uma vez por mês, abra o backup e confira se está completo. Backup nunca testado não é backup.
Quando a planilha não dá mais conta
Sinais de que é hora de um banco de dados: a planilha trava, várias pessoas editam ao mesmo tempo e se atrapalham, ou você precisa juntar dados de vários sistemas. Nesse ponto, os sistemas podem conversar via API e alimentar uma base única.
Erros comuns
- Cada área com a sua planilha e o seu número.
- Coluna "observações" virando depósito de tudo.
- Guardar dado pessoal que você não usa. Pela LGPD, colete só o necessário.
Quer que a gente faça?
A Wobs organiza e integra os seus dados via API, para alimentar relatórios e painéis confiáveis.
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