Formulário do site no WhatsApp e na planilha: passo a passo no n8n

Quem preenche o formulário do seu site está com o interesse no ponto mais alto. Se a resposta demora, esse interesse esfria rápido. Este guia mostra, clique a clique, como montar um fluxo que responde na hora: o cliente preenche, recebe uma mensagem no WhatsApp, o lead cai numa planilha e a sua equipe é avisada por e-mail. Você não precisa saber programar. Reserve de 1h30 a 2h30 na primeira vez, e conte com a espera da Meta para aprovar a mensagem (até 24 horas).

Importante: as telas da Meta, do Google e do n8n mudam de vez em quando. Os nomes abaixo seguem a documentação oficial de cada uma. Se algum nome estiver um pouco diferente na sua tela, procure o mais parecido.

Visão geral: o que você vai montar

1. O cliente abre o formulário e preenche nome, WhatsApp e o que precisa.
2. O n8n organiza os dados (por exemplo, coloca o código do Brasil no telefone).
3. O n8n manda uma mensagem de boas-vindas no WhatsApp para o cliente.
4. O n8n anota o lead numa planilha do Google, com a data e o status "Novo".
5. O n8n avisa a sua equipe por e-mail, com um botão para chamar o cliente no WhatsApp.

Você vai conectar 3 serviços: WhatsApp (pela Meta), Google Sheets (a planilha) e Gmail (o aviso). O arquivo do fluxo não traz nenhuma credencial: você cria as suas.

Antes de começar

O que você precisa ter

• Um n8n (Cloud, ou no seu servidor com endereço HTTPS público).
• A conta de desenvolvedor da Meta com um app de WhatsApp. Se você ainda não fez isso, siga a Parte 3 do tutorial Atendente de IA no WhatsApp com agenda, que explica cada clique até gerar o token permanente. As credenciais do WhatsApp são as mesmas.
• Uma conta Google (para a planilha e o e-mail).

Bloco de notas

Abra um bloco de notas. Você vai copiar IDs e códigos ao longo do guia. Nunca publique esses códigos nem os envie em conversas.

Parte 1: Importar o fluxo no n8n

1. Role até o topo desta página e clique em Baixar o JSON do fluxo.
2. No n8n, crie um fluxo novo em branco.
3. No topo do fluxo, clique no menu de três pontinhos, escolha Import from File e selecione o arquivo formulario-site-whatsapp-planilha.json.
4. O fluxo aparece com uma nota amarela de instruções e 5 nós em fila: formulário, organizar os dados, WhatsApp, planilha e e-mail. Alguns nós ficam com aviso até você ligar as credenciais. É normal.

Ainda não publique nada.

Parte 2: Criar a planilha de leads

2.1 Criar a planilha

1. Acesse sheets.google.com e crie uma planilha em branco.
2. Dê um nome, por exemplo Leads do site.

2.2 Montar o cabeçalho

1. Renomeie a primeira aba para Leads (clique com o botão direito na aba, escolha Renomear).
2. Na linha 1, escreva exatamente, uma palavra em cada coluna, da A até a E:
   • Data
   • Nome
   • WhatsApp
   • Interesse
   • Status

O n8n usa esses nomes para saber em que coluna colocar cada informação. Se estiverem diferentes, o lead vai para o lugar errado.

2.3 Copiar o ID da planilha

1. Olhe o endereço da planilha na barra do navegador. Ele tem este formato: docs.google.com/spreadsheets/d/ uma sequência longa de letras e números /edit.
2. Copie só a sequência longa, entre /d/ e /edit. Esse é o ID da planilha. Guarde no bloco de notas.

Parte 3: Conectar o Google (planilha e Gmail)

O fluxo usa duas credenciais do Google: Google Sheets (para anotar o lead) e Gmail (para o aviso).

3.1 Se você usa o n8n Cloud

1. No n8n, clique em Create > Credential.
2. Procure Google Sheets OAuth2 API e selecione.
3. Clique em Sign in with Google, escolha a conta e autorize.
4. Clique em Save.
5. Repita para Gmail OAuth2 API.

3.2 Se você usa o n8n no seu servidor

O Google exige que você crie um "aplicativo" próprio para liberar o acesso. O caminho completo, com cada clique, está na Parte 5.3 do tutorial Atendente de IA no WhatsApp com agenda. A diferença aqui é que, na etapa Ativar a API, você ativa três APIs em vez de uma:

• Google Sheets API
• Google Drive API (a documentação do n8n pede essa junto com a de planilhas)
• Gmail API

Depois, crie as duas credenciais (Google Sheets OAuth2 API e Gmail OAuth2 API) com o mesmo Client ID e Client Secret, e use o endereço de retorno (OAuth Redirect URL) que o n8n mostra em cada uma.

3.3 Aviso dos 7 dias

Apps do Google em modo de teste desconectam a cada 7 dias. Se os leads pararem de cair na planilha de repente, reconecte a credencial (Sign in with Google).

Parte 4: Criar a mensagem de boas-vindas no WhatsApp

Aqui há uma regra importante. A Meta só deixa você começar uma conversa com um cliente usando um modelo de mensagem aprovado. Texto livre só vale depois que o cliente responde. Como o lead nunca falou com o seu número, você precisa de um modelo.

4.1 Abrir os modelos

1. Acesse o WhatsApp Manager (no portfólio empresarial da Meta, em business.facebook.com).
2. Abra o painel de modelos de mensagem (em inglês, Message templates).
3. Clique para criar um modelo novo.

4.2 Preencher o modelo

1. Categoria: escolha Utilidade (Utility). A Meta revisa e pode mudar a categoria. A categoria muda o preço, então confira a tabela atual.
2. Nome: boas_vindas_lead. O nome só aceita letras minúsculas, números e underline.
3. Idioma: Português (Brasil).
4. Texto da mensagem: escreva algo como:

Olá, [NOME]! Recebemos o seu pedido e já vamos falar com você por aqui. Se preferir, é só responder esta mensagem.

Copiar

5. No lugar de [NOME], use o botão de adicionar variável (Add variable) do editor da Meta. Ele cria a variável 1, que o n8n troca pelo nome do cliente. A Meta exige um valor de exemplo para cada variável: escreva Carlos.
6. Envie para análise.

4.3 Esperar a aprovação

A análise é automática e pode levar até 24 horas. Só modelos com status Aprovado (Approved) podem ser enviados. Enquanto isso, siga os outros passos.

4.4 Sobre o consentimento

Quem preenche o formulário precisa saber que vai receber mensagem no WhatsApp. O formulário do fluxo já traz uma frase de consentimento. Mantenha-a e, se usar outro formulário, inclua uma frase igual.

Parte 5: Ligar as credenciais e trocar os campos

Abra o fluxo importado e faça nó por nó.

5.1 Nó "Mandar WhatsApp para o cliente"

1. Clique duas vezes no nó.
2. Em Credential, escolha a credencial WhatsApp Business Cloud (a mesma do tutorial do atendente).
3. No campo Phone Number ID, troque SEU_PHONE_NUMBER_ID pelo ID do seu número (o que você anotou no painel da Meta, na página API Setup).
4. No campo Template, confira se está boas_vindas_lead|pt_BR. O formato é o nome do modelo, uma barra vertical e o código do idioma.

5.2 Nó "Anotar na planilha"

1. Em Credential, escolha a credencial Google Sheets.
2. Em Document, troque SEU_ID_DA_PLANILHA pelo ID que você copiou na etapa 2.3.
3. Em Sheet, confira se está Leads.

5.3 Nó "Avisar a equipe por e-mail"

1. Em Credential, escolha a credencial Gmail.
2. Em To, troque seu-email@suaempresa.com.br pelo e-mail que deve receber os avisos (pode ser mais de um, separados por vírgula).

5.4 Nó do formulário

1. Clique duas vezes no primeiro nó, Formulário de orçamento.
2. Se quiser, edite o título, a descrição e as perguntas. Não mude os nomes internos dos campos (Nome, WhatsApp, Interesse), porque os outros nós usam esses nomes.

Parte 6: Testar antes de publicar

6.1 Testar o formulário

1. No nó do formulário, abra o endereço de teste (Test URL), que aparece no topo do painel do nó.
2. Clique em Execute workflow no n8n e, em outra aba, abra o endereço de teste.
3. Preencha o formulário com o seu próprio nome e o seu WhatsApp, e envie.

6.2 Conferir os três resultados

1. WhatsApp: a mensagem de boas-vindas chega no seu celular. Se o modelo ainda não foi aprovado, o nó mostra erro, mas o fluxo continua e os próximos passos funcionam.
2. Planilha: uma linha nova aparece, com data, nome, WhatsApp, interesse e status Novo.
3. E-mail: chega o aviso com o botão Chamar no WhatsApp agora.

Se algum falhar, veja o nó com erro vermelho no n8n e use a seção "Erros comuns".

Parte 7: Publicar e colocar no seu site

7.1 Publicar

1. No topo do fluxo, clique em Publish (em versões antigas, Active).
2. Agora vale o endereço de produção (Production URL) do formulário. Ele aparece no nó, e os envios passam a aparecer na aba Executions.

7.2 Opção A: usar o formulário do n8n

1. Copie o Production URL.
2. No seu site, crie um botão Peça seu orçamento que abra esse endereço. Funciona em qualquer site.

7.3 Opção B: usar o formulário que o seu site já tem

Se o seu site (WordPress, construtor de páginas) já tem um formulário, você pode mandar os dados dele para o n8n.

1. No fluxo, troque o primeiro nó por um Webhook (método POST) e copie o endereço dele.
2. No formulário do seu site, procure a opção de enviar os dados para um endereço externo (muitos plugins chamam de Webhook ou Integração) e cole o endereço.
3. No nó Organizar os dados, ajuste os nomes dos campos para os que o seu formulário envia.

Essa opção depende do seu site e do plugin. Se não achar a opção, é um bom ponto para pedir ajuda.

Parte 8: Quando o cliente responde

Assim que o cliente responde à mensagem de boas-vindas, abre-se uma conversa livre de 24 horas. Dentro dela, o atendimento pode ser feito por uma pessoa da equipe ou por um atendente de IA, como o do tutorial Atendente de IA no WhatsApp com agenda. Os dois fluxos se completam: este captura e abre a conversa, o outro continua o atendimento.

Cuidados importantes

• Consentimento e LGPD: avise, no formulário, que o cliente vai receber mensagem no WhatsApp, e guarde só o necessário (nome, telefone e interesse).
• Telefone com DDD: o fluxo coloca o código do Brasil (55) quando faltar. Peça sempre o DDD no formulário.
• Resposta humana rápida: o aviso por e-mail só ajuda se alguém olhar. Combine quem atende e em quanto tempo.
• Custos: a Meta cobra pelas mensagens de modelo. Confira a tabela atual antes de divulgar o formulário.
• Spam: em formulários públicos, considere pedir um segundo campo ou um código de verificação se começarem a chegar envios falsos.

Erros comuns e como resolver

O formulário abre uma página de erro ou "não encontrado"

• Você está usando o endereço de produção sem ter publicado o fluxo, ou o endereço de teste fora de uma execução. Publique o fluxo ou clique em Execute workflow antes de testar.

O WhatsApp dá erro

• Modelo não encontrado: confira o campo Template: nome, barra vertical e pt_BR, tudo igual ao modelo aprovado.
• Modelo ainda em análise: espere o status Aprovado.
• Número inválido: o telefone precisa ter DDD. Confira a coluna WhatsApp da planilha: deve estar no formato 5519999991234.
• Credencial ou token: confira se o token é o permanente (veja o tutorial do atendente).

O lead não aparece na planilha

• Confira se a aba se chama Leads e se a linha 1 tem exatamente Data, Nome, WhatsApp, Interesse e Status.
• Confira o ID da planilha e se a conta do Google que você conectou tem acesso a ela.

O e-mail não chega

• Confira a credencial do Gmail e a pasta de spam. Se o Gmail pedir autorização de novo, reconecte a credencial.

Funcionou? E se não funcionou?

Se tudo deu certo, cada pedido do seu site ganha resposta em segundos e vira uma linha na planilha, sem digitação. Se travou em alguma etapa, não tem problema: o fluxo é uma boa base, e dá para a gente configurar com você, ou montar do zero para o seu negócio.